Πολιτική Αμερικανικού Κολλεγίου Ελλάδος για την Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων μαθητών/ κηδεμόνων/ και μελών της οικογενείας τους

Εισαγωγή

Η παρούσα πολιτική αφορά τον τρόπο που το Αμερικανικό Κολλέγιο Ελλάδος (εφεξής «Υπεύθυνος Επεξεργασίας» ή «Κολλέγιο») επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των μαθητών, στο πλαίσιο της φοίτησης τους στο Pierce καθώς και προσωπικά δεδομένα κηδεμόνων ή άλλων μελών της οικογενείας τους, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου («Γενικός Κανονισμός Προσωπικών Δεδομένων»), και της ελληνικής νομοθεσίας για την προστασία προσωπικών δεδομένων, όπως εκάστοτε ισχύουν (εφεξής «η Νομοθεσία περί Προσωπικών Δεδομένων»).

Η παρούσα πολιτική αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της «Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Αμερικανικού Κολλεγίου Ελλάδος» και ενδέχεται να αναθεωρείται ανά τακτά χρονικά διαστήματα, ανάλογα με τις δραστηριότητες του Κολλεγίου, τις προβλέψεις της νομοθεσίας και τον τρόπο που το Κολλέγιο επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα.

Τα προσωπικά δεδομένα που  επεξεργάζεται το Κολλέγιο

Το Κολλέγιο συλλέγει, επεξεργάζεται και αποθηκεύει, εφαρμοζομένων σχετικά των διατάξεων της Νομοθεσίας περί Προσωπικών Δεδομένων, σε ηλεκτρονική και έγχαρτη μορφή προσωπικά δεδομένα των μαθητών, κηδεμόνων και μελών της οικογενείας τους και ιδίως τα ακόλουθα:

  • Ονοματεπώνυμο μαθητή
  • Στοιχεία Ταυτότητας/Διαβατηρίου
  • Τάξη
  • Ημερομηνία και Τόπος γέννησης
  • Φύλο
  • Σχολείο Προέλευσης
  • Ονοματεπώνυμο αδερφών
  • Ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας Γονέων/Κηδεμόνων
  • Επάγγελμα γονέων/κηδεμόνων
  • Προαιρετικά (εφόσον τα υποκείμενα τα δηλώσουν) Επωνυμία Εργοδότριας Επιχείρησης/Οργανισμού/Υπηρεσίας και Ειδικότητα/Υπαλληλικό βαθμό.
  • ΑΦΜ
  • Ονοματεπώνυμο και ΑΦΜ Οικονομικού Υπόχρεου
  • Σε περίπτωση υποβολής αίτησης για τη λήψη οικονομικής ενίσχυσης, στοιχεία και πληροφορίες για τους κηδεμόνες και τα μέλη της οικογένειας που απαιτούνται για την αξιολόγηση της αίτησης (ενδεικτικά, στοιχεία απασχόλησης/ συνταξιοδότησης/ ανεργίας, δάνεια, φορολογικά στοιχεία, ιατρικά δεδομένα, κλπ)
  • Σχέση υποψηφίου με απόφοιτο του Κολλεγίου ή με μέλος του προσωπικού του Κολλεγίου
  • Το σύνολο των δεδομένων που αναγράφονται στο Απολυτήριο Δημοτικού ή Γυμνασίου ή στην βεβαίωση φοίτησης ή στον έλεγχο προόδου του μαθητή/τριας
  • Τυχόν δικαστική απόφαση επιμέλειας
  • Δεδομένα υγείας που περιέχονται στο ατομικό δελτίο υγείας του μαθητή και σε ιατρικές γνωματεύσεις, δεδομένα μαθησιακών δυσκολιών που περιέχονται σε γνωματεύσεις από ΚΕΔΔΥ και από ιδιωτικά κέντρα
  • Τυχόν δηλωθείσες διατροφικές προτιμήσεις
  • Φωτογραφίες των μαθητών για την δημιουργία IDCards του Κολλεγίου και φωτογραφίες των γονέων/κηδεμόνων για την δημιουργία ParentIDCards
  • Πληροφορίες που αφορούν την συμμετοχή του/της μαθητή/τριας σε συμπληρωματικά μαθήματα ή απογευματινούς ομίλους
  • Απαλλαγή από συγκεκριμένα μαθήματα
  • Τον τρόπο και τον χρόνο προσέλευσης και αποχώρησης του μαθητή/τριας από το Κολλέγιο
  • Στοιχεία βαθμολογίας, διαγωγής και απουσιών
  • Στοιχεία βραβείων/διακρίσεων
  • Ιατρικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων που τηρούνται από την σχολική ψυχολόγο

Επιπλέον το Κολλέγιο επεξεργάζεται δεδομένα υπό την προϋπόθεση ότι τα υποκείμενα των δεδομένων δίνουν την συγκατάθεσή τους για την επεξεργασία αυτή. Ειδικότερα πρόκειται για τις εξής επεξεργασίες:

  1. προβολή φωτογραφιών και βίντεο που ελήφθησαν κατά τη φοίτηση του μαθητή/τριας στο Κολλέγιο ή από δράσεις και εκδηλώσεις του Κολλεγίου, στις οποίες συμμετέχει ο/η μαθητής/τρια
  2. προβολή εικαστικών ή άλλων έργων/εργασιών που ο μαθητής/τρια δημιούργησε
  3. δημοσίευση των στοιχείων μαθητών στις λίστες αποφοίτων
  4. δημοσίευση αποτελεσμάτων διαγωνισμών στους οποίους ο μαθητής/τρια έλαβε μέρος, στην ιστοσελίδα του Κολλεγίου ή σε άλλο υλικό (έντυπα, αφίσες, βίντεο στο διαδίκτυο, λογαριασμούς του Κολλεγίου σε κοινωνικά δίκτυα κλπ)
  5. εκτύπωση φωτογραφιών των μαθητών για ετήσια αναμνηστικά λευκώματα
  6. τήρηση οπτικοακουστικού υλικού για το ιστορικό αρχείο του Κολλεγίου.

Σκοπός Επεξεργασίας και Νόμιμη Βάση για την επεξεργασία

Το ΑΜΕΡΙΚΑΝΙΚΟ ΚΟΛΛΕΓΙΟ ΕΛΛΑΔΟΣ συλλέγει, επεξεργάζεται και αποθηκεύει τα ως άνω προσωπικά δεδομένα προς τον σκοπό της εγγραφής, μετεγγραφής και φοίτησης του μαθητή στο Κολέγιο, της εκτέλεσης της σύμβασης για την παροχή εκπαιδευτικών υπηρεσιών, της προστασίας της υγείας των μαθητών, της ένταξης των μαθητών μετά την αποφοίτησή τους στην βάση αποφοίτων του Κολλεγίου, της χορήγησης αναγνωρισμένου απολυτηρίου σπουδών, της αξιολόγησης αιτημάτων οικονομικής ενίσχυσης, και για σκοπούς προώθησης των δραστηριοτήτων του Κολλεγίου και ενημέρωσης των μαθητών, κηδεμόνων ή του ευρύτερου κοινού.

Η νόμιμη βάση της ως άνω επεξεργασίας είναι η συγκατάθεση που τα υποκείμενα/ ή οι κηδεμόνες τους έχουν  χορηγήσει κατά την εγγραφή ή επανεγγραφή του μαθητή στο Κολλέγιο, η συμμόρφωση του Κολλεγίου με εκ του νόμου υποχρεώσεις του,  το γεγονός ότι η επεξεργασία των ανωτέρω προσωπικών δεδομένων είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της σύμβασης για την παροχή εκπαιδευτικών υπηρεσιών ή για τη λήψη μέτρων κατ’ αίτηση των υποκειμένων των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης, και η ικανοποίηση των εννόμων συμφερόντων του Κολλεγίου για επικοινωνία με τους γονείς και κηδεμόνες για λόγους που αφορούν τον/την μαθητή/τρια, για ενημέρωση για τις δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της σχολικής κοινότητας και ανταπόκριση του Κολλεγίου στην υποχρέωση μέριμνας για τον/την μαθητή/τρια

Ειδικά ως προς τα δεδομένα υγείας, νόμιμη βάση επεξεργασίας είναι, αφενός, η συγκατάθεσή των υποκειμένων/ ή των κηδεμόνων  και, αφετέρου, το ότι η γενόμενη επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς παροχής υγειονομικής φροντίδας σε περίπτωση ανάγκης και για την εκτέλεση των υποχρεώσεων του Κολλεγίου στον τομέα του δικαίου κοινωνικής προστασίας.

Πρόσβαση στα Δεδομένα και Διαβιβάσεις

Τα ως άνω προσωπικά δεδομένα καθίστανται προσιτά και αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Κολλεγίου, οι οποίοι τα επεξεργάζονται αποκλειστικά για την εκπλήρωση των ως άνω σκοπών, και σε καμία περίπτωση προς ίδιον όφελος. Περαιτέρω, ορισμένα από τα ως άνω προσωπικά δεδομένα καθίστανται προσιτά και αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, από εξωτερικούς συνεργάτες του Κολλεγίου (ενδεικτικά, εταιρίες παροχής πληροφοριακών συστημάτων/λύσεων, εταιρεία που έχει αναλάβει τη μεταφορά των μαθητών, ταξιδιωτικοί πράκτορες, εταιρείες εκτύπωσης κλπ) προς τον σκοπό εκτέλεσης της μεταξύ μας σύμβασης και για την εκπλήρωση των προαναφερόμενων σκοπών.

Τα ως άνω προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβασθούν σε αρμόδιες αρχές (ενδεικτικά στο Υπουργείο Παιδείας) και στο International Baccalaureate Organization για τους μαθητές που συμμετέχουν σε αυτό για το σκοπό συμμόρφωσης του Κολλεγίου με έννομη υποχρέωση, καθώς και στον Αθλητικό Σύλλογο Κολλεγίου ΝΤΕΡΗ για τους μαθητές που συμμετέχουν στις απογευματινές αθλητικές δραστηριότητες ή λαμβάνουν αθλητικές υποτροφίες και στο ΑΣΙΣ προς τον σκοπό συμμετοχής των μαθητών σε διασχολικούς αγώνες.

Περαιτέρω, μετά από συγκατάθεση των υποκειμένων/ ή κηδεμόνων, μπορεί να υπάρξει διαβίβαση δεδομένων σε τμήματα εισαγωγής φοιτητών Πανεπιστημίων του εξωτερικού και ηλεκτρονικές πλατφόρμες που λειτουργούν για το σκοπό αυτό. Η ως άνω διαβίβαση γίνεται εντός Ε.Ε. και βάσει αποφάσεων επάρκειας για τις Η.Π.Α. (Privacy Shield) και τον Καναδά.

Οποιεσδήποτε περαιτέρω διαβιβάσεις προσωπικών δεδομένων σε τρίτο ή σε χώρα εκτός Ε.Ε. θα γίνονται σύμφωνα με τη Νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων.

Χρόνος τήρησης Δεδομένων

Το Κολέγιο θα τηρεί και επεξεργάζεται τα ως άνω προσωπικά δεδομένα για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εξυπηρέτηση των προαναφερθέντων σκοπών επεξεργασίας καθώς και για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται προκειμένου να συμμορφωθεί με τις νόμιμες υποχρεώσεις του και για την υπεράσπισή του έναντι τυχόν νομικών αξιώσεων. Μετά δε το πέρας του ως άνω χρονικού διαστήματος, εφόσον δεν υπάρχει άλλη νόμιμη βάση επεξεργασίας των δεδομένων, θα προβεί στην οριστική διαγραφή των ως άνω προσωπικών δεδομένων.

Δικαιώματα Υποκειμένων

Με την επιφύλαξη συγκεκριμένων εξαιρέσεων, προϋποθέσεων και περιορισμών που προβλέπονται στην Νομοθεσία περί Προσωπικών Δεδομένων, τα υποκείμενα μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματα που τους παρέχονται βάσει της Νομοθεσίας περί Προσωπικών Δεδομένων και συγκεκριμένα τα ακόλουθα: το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, περιορισμού της επεξεργασίας, εναντίωσης, διαγραφής των ως άνω προσωπικών δεδομένων καθώς και το δικαίωμα φορητότητας αυτών. Σε περίπτωση άσκησης ενός εκ των ανωτέρω αναφερομένων δικαιωμάτων, το Κολλέγιο θα λάβει κάθε δυνατό μέτρο για την έγκαιρη ικανοποίηση του αιτήματός του υποκειμένου , κατά τα ειδικότερα οριζόμενα και υπό τις προϋποθέσεις της Νομοθεσίας περί Προσωπικών Δεδομένων, ενημερώνοντάς το υποκείμενο  γραπτώς για την ικανοποίηση του αιτήματός του, ή για τους λόγους που εμποδίζουν την εκ μέρους του άσκηση, ή και την ικανοποίηση ενός ή περισσοτέρων εκ των ως άνω αναφερομένων δικαιωμάτων σας σύμφωνα με τη Νομοθεσία περί Προσωπικών Δεδομένων.

Επίσης, τα υποκείμενα των δεδομένων/ ή οι κηδεμόνες διατηρούν ανά πάσα στιγμή το δικαίωμα να ανακαλέσουν  την συγκατάθεσή για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, χωρίς ωστόσο να θιγεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στην συγκατάθεση πριν από την ανάκλησή της, ούτε η επεξεργασία που βασίζεται σε άλλη νόμιμη βάση επεξεργασίας. Ειδικά στην περίπτωση ανάκλησης συναίνεσης που γίνεται μετά την θέση σε κυκλοφορία εκτυπωμένων αναμνηστικών λευκωμάτων δεν είναι δυνατή η ανάκληση της κυκλοφορίας τους.  Σε περίπτωση ανάκλησης της συγκατάθεσής, ενδέχεται το Κολλέγιο να μην είναι σε θέση να κάνει χρήση των ως άνω προσωπικών δεδομένων και να μην είναι εφικτή η εγγραφή και φοίτηση του/της μαθητή/τριας στο Κολλέγιο.

Περαιτέρω, τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, εφόσον θεωρούν ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων αντίκειται στην ισχύουσα νομοθεσία.

Αν τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν  οποιεσδήποτε απορίες σχετικά με την προστασία των προσωπικών τους  δεδομένων ή αν επιθυμούν να ασκήσουν τα νόμιμα δικαιώματά τους, παρακαλούμε να επικοινωνήσουν  με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Αμερικανικού Κολλεγίου Ελλάδος, χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία επικοινωνίας:

Διεύθυνση: Γραβιάς 6, 15342, Αγία Παρασκευή

E-mail: [email protected]